Cam-Sil, Toz Bezi... Fuarlara nasıl hazırlanılır?

Fuarlar yıllardan beri ticareti geliştirmenin en önemli unsurlarından olmuştur. Gerçi internetin yaygınlaşmasıyla beraber fuarlara katılım git gide eski popülaritesini kaybetse de, fuarlar uluslararası ticarette yine de en önemli tanışma mecralarıdır.

Gelelim, Cam Sil ve Toz Bezi meselesine. Daha önce fuara katılanlar, fuarın açılıştan bir gün önceki curcuna halini bilirler. Bir yandan standınızda sergileyeceğiniz ürünler gelmektedir, diğer yandan fuarın marangoz ekibi hala bir şeyler kesip biçmektedir. Elektrik teknisyeni karaborsadır, kapanın elinde kalır. Sektörün kıdemlilerinin işleri, organizatör firma yetkililerine nazları geçtiğinden biraz daha kolaydır. Bu telaş arasında, standınız görücüye çıkacak kız gibidir. Fuar kapılarını ertesi gün açacaktır ve raflarınızın, bankonuzun, masalarınızın, sandalyelerinizin üzerinde bir karış talaş ve toz karışımı vardır. Temizlik görevlisi bulmak, o an Papa ile tanışmaktan daha zordur. Standa girişmekten başka çareniz yoktur. İnanın o an Alaattin'in Sihirli Lambası'ndan cin çıksa isteyeceğiniz şeyler Cam-Sil ve Toz Bezi olacaktır.

FUARLARA KATILIM SEBEPLERİ NELERDİR?

Yeni müşterilerle tanışmak ve yeni pazarlar açmak: Yeni müşterilerle tanışmak için neredeyse en ideal yöntemdir. Bir kaç gün içerisinde yüzlerce potansiyel müşteriyle görüşmek mümkündür. Bu hem zaman, hem de maliyet avantajı demektir.

Mevcut pazara yeni ürünleri ve/veya kullanım şekillerini anlatmak: Fuarlara her zaman yeni müşteri bulmak için kullanılmayabilir. Var olan pazara yeni çıkardığınız ürünün tanıtılması, nasıl kullanılacağı anlatılarak, müşterilerden sipariş alnıması fuarların bir diğer amaçları arasında olabilir.

Eski müşterilerle görüşmek: Bölgedeki eski müşterilerin ayrı ayrı ziyaret edilmesi aylar alacak ve ayrıca çok yüksek maliyetler söz konusu olacaktır. Bunun yerine önceden randevulaşarak fuar sırasında daha az maliyetle ve daha az zaman harcayarak çok sayıda müşterinizle görüşmeniz mümkündür.

Rakiplere karşı gövde gösterisi yapmak: Rakiplere, eski ve yeni müşterilere karşı bizde varız mesajını vermek içinde fuarlara katılım söz konusu olabilmektedir.

FUARLARA NASIL HAZIRLANILIR?

Devlet destekleri: Firmalarımızın yurt dışı fuarlara katılımlarının sağlanması ile Türk ihraç ürünlerinin tanıtılması ve pazarlanmasının desteklenmesi amacıyla Dış Ticaret Müsteşarlığı tarafından yurt dışı fuarlara katılım desteği verilmektedir. İhracatçı birlikleri tarafından, %75'e varan oranlarda fuar stand ücreti ile nakliye bedeli devlet tarafından desteklenmektedir. Öncesinde fuarın destek kapsamında olup olmadığı araştırılmalıdır. Bu konuda http://www.ekonomi.gov.tr/ adresinden detaylı bilgiye ulaşmak mümkündür.

Rezervasyonlar: Fuarlara az bir süre kala fuar alanı civarında, hatta bazen fuarın düzenlendiği şehirde otellerde yer kalmamaktadır. Bu nedenle fuara katılımın kesinleşmesi ile birlikte derhal otel rezervasyonlarının yapılması yerinde bir hareket olacaktır. Ayrıca havaalanı, otel, fuar alanı transferlerinin organize edilmesi veya öncesinde otomobil kiralama şirketlerinden rezervasyon yaptırmak, sonradan sıkıntı yaşamanızı engelleyecektir. Eğer fuar organizatörü gidiş ve dönüş için uçak ayarlamadıysa, otel, uçak ve otomobil kiralamayı bir arada organize edebilirsiniz. Bu konuda hizmet veren birçok web sitesi bulunmaktadır. (http://www.expedia.com/, http://www.booking.com)

Fuar Kataloğuna Katılım: Son yıllarda fuarlarda katılımcı katalogları düzenlenmektedir. Genellikle ücretsiz olan bu kataloglarda yer almak isteyen firmalar, şirketlerine ve ürünlerine ait bilgi ve fotoğrafları zamanında organizatör firmaya ulaştırmalıdırlar. Aksi takdirde hem CD hem de fuar kataloğu şeklinde hazırlanan materyallerde yer alma şansını kaybedeceklerdir.

Stand ve Tanıtım Elemanlarının Organizesi: Yapılan araştırmalar, ziyaretçilerin standa girme kararını 7 sn. içerisinde verdiklerini ortaya koymaktadır. Büyük, gösterişli ve ilgi çekici stantlar katılımcıları standınıza çekecektir. Bununla beraber, dağınık, kalabalık raflar ile beraber stand elemanlarının itici görüntü ve tavrı da ziyaretçileri standınızdan uzaklaştıracak unsurlardır. Stand ihtiyacı belirlenirken şu hususlara dikkat etmek gerekmektedir: Ürünleriniz nasıl ve hangi sayıda sergilenecek. Ziyaretçilerin fuar standına girmesini engelleyen fiziksel veya psikolojik bir şey olmamalıdır. Ziyaretçilerinizi nasıl ağırlayacaksınız. Yeterince ikram, tanıtım ve stand personeli var mıdır? Gerekli eğitimleri ne şekilde alacaklar. Broşür, katalog, numuneler ne şekilde ve kimlere verilecek. Depolama alanınız yeterli midir? Özel görüşme ihtiyacınız olacak mı ve bunun için alanınız müsait mi?

Görseller: Pop Up (örümcek), Roll Up, banner, alınlık, platform, poster, dijital baskılar, yönlendirme levhaları gibi materyallerin fuardan yeteri zaman öncesinde tasarımlarının yapılmış olması ve ürün numuneleriyle beraber fuar alanına sevki kolaylık sağlayacaktır.

Ücretsiz Bilet Organizasyonu:  Fuarlardan önce katılımcı firmalara fuara giriş için ücretsiz bilet verilmektedir. Biletleri eski ve potansiyel müşterilerinize zamanında ulaştırmanız, ziyaretçileriniz üzerinde olumlu bir etki yaratacaktır.

Sevkiyat: Fuarda sergileyeceğiniz ürünlerle beraber, broşürler, numuneler, görseller, bazı ikram ürünleri ve promosyonel ürünler gibi malzemeleri fuar başlamadan çok önce sevk etmeniz gerekmektedir. Bu hizmeti bazen organizatör firmalar katılımcılarına sağlamaktadır. Sağlamadığı durumlarda yolda geçen süreye ilave olarak en az 1 ay öncesinde fuarı düzenleyen kuruluşa gönderilip ulaştığının teyidi alınmalıdır. Fuar günü geldiğinde malzemeleri ulaşmadığından ötürü tüm masraf ve emekleri boşa giden firmalarla karşılaşmak olasıdır. Bu nedenle fuara giderken yanınızda 3 çift ayakkabı götürmek yerine, bu riski yönetmek adına bir miktar numune ürün götürmek ugun olacaktır. Fuar sonrasında Türkiye'ye geri getireceğiniz ürün ve stand malzemelerini geçici ihracat kapsamında göndermeniz gerektiğini unutmayınız.

Randevu: Potansiyel ve eski müşterilerinizle fuardan çok önce görüşerek, eğer katılacaklarsa randevulaşmak, zamanı efektif kullanmanızı sağlayacaktır. Ziyaretçilerin daha az olduğu hafta içi ve sabah erken saatlere randevularınızı organize etmenizi, standınızın yerini gerekirse kroki ile detaylı olarak tarif etmenizi ve özel müşterilerinizi ağırlayacaksanız önceden yemek vs organizasyonları yapmanızı tavsiye ederim. Bir fuarın ortalama olarak 4 gün sürdüğünü ve yine ortalama 20.000 USD maliyeti olduğunu düşünürsek, bir saatinin maliyeti yaklaşık olarak 700-800 USD civarındadır. Yani fuarlarda en önemli şey zamandır.

Kıyafet Seçimi: Taktik icabı, şartlar gereği, teknik olanaksızlıklar gibi nedenlerle fuarlar sürekli ayakta durulan yerlerdir. Bundan dolayı kıyafet seçimi çok önemlidir. Neredeyse tüm gün ayakta duracağınızı hesap ederek, uygun bir ayakkabı ve kıyafet seçmelisiniz. Çoğu kez yorgunluktan dolayı fuardan çıkar çıkmaz kendinizi otele atıp, neredeyse gittiğiniz ülkeyi doğru düzgün göremeden Türkiye'ye geri gelirsiniz.

İkramlar: İster Türk misafirperverliği, ister firma prensibi, ister fuar geleneği olsun standınıza gelen ziyaretçilere bir şeyler ikram etmek adettendir. Türk kahvesi ve lokum, hem yerel olması, hem de pratik olması bakımından uygundur. Bunun dışında özel müşterilerinize ufak tefek hediyeler vermekte söz konusu olabilir. Nazar boncuğu gibi hem hafif, hem de bize özel şeyler tercih edilebilir.

Materyaller: Cam-Sil, Toz Bezi, Kartvizit, Tel Zımba, Müşteri Takip Formu, Broşür, Fiyat Listeleri, Numune, Koli Bandı... İlk bakışta anlamsızmış gibi görünen bu malzemeler fuarlarda hayat kurtarıcı olmaktadır. Müşteri Takip Formunuz olmazsa şayet, fuar sonrasında yüzlerce kartvizitle, hiç bir şey hatırlayamadan baş başa kalırsınız. Ziyaretçilerinizin kartvizitlerini, bazı hatırlatıcı ibarelerle (örneğin kırmızı papyonlu gibi) birlikte forma zımbalamak en iyi çözümdür. Tahmini ihtiyacınızın en az yarısı kadar daha fazla miktarda fiyat listesi, broşür ve kartvizitinizi yanınızda götürmenizin faydalı olacaktır.

Fuar Sonrasında Yapılacaklar: Fuar tamamlanıp ülkenize döndükten hemen sonra ziyaret eden firmalara mail göndermeniz gerekmektedir. Sizi ziyaret ettikleri için teşekkürlerinizle beraber, notlarınızdan da faydalanarak, yollayacağınızı söylediğiniz, fiyat listeleri, ürün ve diğer bilgileri maille iletmeniz gerekmektedir. Eğer numune gönderecekseniz yine aynı hafta içerisinde iletmeniz uygun olacaktır. Yaklaşık 2-3 hafta sonra ziyaretçinizi telefonla arayıp firmanız ve ürünlerinizle ilgili görüşlerini öğrenmek için aramalısınız.
İlgili Web Siteleri:
http://www.ekonomi.gov.tr/index.cfm?sayfa=DA59D464-D8D3-8566-452060590F7D08D3
http://www.booking.com/
http://www.expedia.com/